Mae cyflogi eich aelod cyntaf o staff yn garreg filltir enfawr i bob busnes newydd. Fe'i hystyrir yn aml yn arwydd o lwyddiant i'ch busnes bach, yn ogystal ag yn ddangosydd o fwy o dwf a chyfleoedd cyffrous i ddod. Gyda hyn mewn golwg, mae llawer mwy o reswm pam ei bod yn bwysig i chi wneud pethau'n iawn. Os na fyddwch chi, mae siawns y gallech brofi problemau ariannol neu sefyllfaoedd anodd eraill a allai effeithio ar gynnydd a llwyddiant ehangach eich busnes.

Dyma bopeth y mae angen i chi ei wybod cyn cyflogi gweithiwr am y tro cyntaf — ac yn wir am yr holl weithiau a fydd yn dilyn. 

1. Byddwch yn barod i dalu o leiaf yr Isafswm Cyflog Cenedlaethol i'ch gweithwyr. 

2. Gwiriwch a oes gan ddarpar weithwyr hawl gyfreithiol i weithio yn y DU.

3. Penderfynwch a oes angen i chi gael gwiriad DBS.

4. Cael yswiriant cyflogaeth. 

5. Anfon contract cyflogaeth ysgrifenedig.

6. Cofrestru fel cyflogwr gyda CThEM.

7. Sicrhau bod eich gweithle yn ddiogel. 

8. Deall hawliau gweithwyr. 

Cofiwch y bydd y canllaw hwn yn canolbwyntio ar weithwyr cyflogedig (employees) sy'n wahanol i weithwyr cyffredin (workers). Diffinnir gweithwyr cyffredin yn aml fel rhywun sy'n gwneud gwaith afreolaidd neu achlysurol i'ch busnes. Bydd y canllawiau ar gyfer gweithwyr cyffredin yn wahanol.

I gael gwybodaeth ar sut i recriwtio a chadw dalent yn eich busnes, darllenwch ein post gyda Rich Thomas o Moxie - asiantaeth recriwtio tai cymdeithasol wedi'i lleoli yng Nghaerdydd.

1. Rhaid i chi dalu o leiaf yr Isafswm Cyflog Cenedlaethol i'ch gweithwyr. 

Os yw eich gweithwyr yn 23 oed ac drosodd, ac ddim yn eu blwyddyn gyntaf o brentisiaeth, mae ganddynt hawl gyfreithiol i gael o leiaf y Cyflog Byw Cenedlaethol o £8.91 yr awr (fel oedd yr achos ym mis Rhagfyr 2021). Ar gyfer gweithwyr o dan 23 oed, gallwch ganfod faint y mae gennych hawl i'w talu iddynt yma. 

Am resymau amlwg, mae'n hanfodol eich bod yn gallu fforddio hyn cyn i chi hyd yn oed feddwl am gyflogi am y tro cyntaf. 

2. Gwiriwch a oes gan eich darpar weithwyr hawl gyfreithiol i weithio yn y DU.

Mae gan bob cyflogwr yn y DU “gyfrifoldeb i atal gwaith anghyfreithlon.” Dylech felly gynnal gwiriad hawl i weithio cyn i chi gyflogi unigolyn. Gallwch wneud hyn trwy ofyn am weld dogfennau derbyniol, fel pasport dilys neu ddogfen a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref. Ar gyfer y broses lawn, cyfeiriwch at wefan y llywodraeth. 

3. Penderfynwch a oes angen i chi wneud cais am wiriad DBS.

Gall cyflogwyr wirio cofnod troseddol rhywun sy'n ymgeisio am rôl. Gelwir hyn yn cael gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS), ac mae ei angen ar gyfer pob swydd lle mae gweithwyr yn gweithio gyda grwpiau agored i niwed neu o ddeutu iddynt, gan gynnwys plant.

Os oeddech chi'n berson hunangyflogedig yn gweithio gyda grwpiau agored i niwed cyn i chi ddod yn gyflogwr, efallai y byddwch yn gyfarwydd â'r broses hon. 

4. Cael yswiriant cyflogaeth. 

Mae angen i chi gael yswiriant atebolrwydd cyflogwyr cyn gynted ag y byddwch yn dod yn gyflogwr. Bydd yswiriant EL yn eich helpu i dalu iawndal os gallai gweithiwr gael ei anafu neu fynd yn sâl oherwydd y gwaith maen nhw'n ei wneud i chi. Gallwch hyd yn oed gael eich dirwyio am bob dydd nad ydych wedi'ch hyswirio'n briodol.

Efallai yr hoffech ddefnyddio brocer yswiriant i'ch helpu i brynu Yswiriant Cyflogwyr. 

5. Anfonwch fanylion y swydd at eich gweithiwr.

A elwir fel arall yn contract cyflogaeth. Rhaid i gyflogwr roi dogfen ysgrifenedig i weithwyr yn nodi prif delerau cyflogaeth pan fyddant yn dechrau gweithio. Rhaid i hyn gynnwys:

• Enw'r cyflogwr;

• Enw'r gweithiwr, teitl y swydd neu ddisgrifiad o'r gwaith a'r dyddiad cychwyn;

• Faint a pha mor aml y bydd gweithiwr cyflogedig neu weithiwr cyffredin yn cael eu talu;

• Oriau a dyddiau gwaith ac a ydynt yn gallu amrywio a sut;

• Hawl i wyliau (ac a yw hynny'n cynnwys gwyliau cyhoeddus);

• Lle bydd gweithiwr yn gweithio;

• Am ba hyd y disgwylir i swydd barhau (a beth yw'r dyddiad gorffen os yw'n gontract cyfnod penodol);

• Pa mor hir yw unrhyw gyfnod prawf a beth yw ei amodau;

• Unrhyw fuddion eraill;

• Hyfforddiant gorfodol, p'un a yw hyn yn cael ei dalu gan y cyflogwr ai peidio. 

Gwybodaeth arall y mae'n rhaid i gyflogwr ei darparu ar ddechrau contract gweithiwr yw gwybodaeth am dâl sâl a gweithdrefnau, absenoldeb taledig arall a chyfnodau rhybudd. 

6. Cofrestru gyda CThEM.

Dylech gofrestru gyda CThEM cyn gynted ag y byddwch yn cyflogi am y tro cyntaf.  

7. Sicrhewch fod eich gweithle yn ddiogel. 

Nawr bod y gwaith gweinyddol a dogfennau'r gweithiwr wedi'u cwblhau, sicrhewch fod eich gweithle yn ddiogel ac yn hygyrch cyn i weithiwr ddechrau. Mae hyn yn cynnwys mesurau diogelwch tân ac iechyd, yn ogystal ag atal gwahaniaethu a chadw gwybodaeth a data prysur weithwyr yn ddiogel. Rhaid i chi hefyd wneud eich gweithle yn hygyrch i weithwyr ag anableddau neu gyflyrau iechyd.

I gael mwy ar sut i wneud eich gweithle yn fwy cynhwysol y tu allan i'r gofynion hyn, darllenwch ein post yma. 

8. Deall hawliau gweithwyr. 

Yn dilyn hyn, mae'n hanfodol eich bod yn deall hawliau eich gweithwyr. Yn unol â gwefan y llywodraeth, mae'r pryderon hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i,

• Tâl sâl statudol;

• Mamolaeth statudol, tadolaeth, mabwysiadu ac absenoldeb rhiant a rennir a thâl (dim ond tâl y mae gweithwyr cyffredin yn ei gael, nid absenoldeb);

• Isafswm cyfnodau rhybudd os bydd eu cyflogaeth yn dod i ben, er enghraifft os yw cyflogwr yn eu disgyblu;

• Amddiffyniad rhag diswyddo annheg;

• Yr hawl i ofyn am weithio'n hyblyg;

• Amser i ffwrdd ar gyfer argyfyngau;

• Tâl diswyddo statudol. 

Cofiwch y bydd hyn i gyd yn wahanol rhwng busnesau; canllaw at ddibenion addysgol yw hwn, ond ni ddylai fod eich unig ffynhonnell wybodaeth. Cyfeiriwch bob amser at Gov.uk neu arbenigwr os ydych yn ansicr ynghylch pa gamau y mae angen i'ch busnes penodol eu cymryd. 

Nid yw tyfu busnes newydd yn hawdd. Mae ein cyffro o gymuned o berchnogion busnes, entrepreneuriaid, mentoriaid ac buddsoddwyr yma i'ch helpu i adeiladu a graddio eich busnes - a hwylio trwy'r cyflogi cyntaf hwnnw. Darganfyddwch fwy ar ein gwefan, Tramshed Tech. 

Ar gyfer mwy o gefnogaeth gyda thwf eich busnes, gan gynnwys hyfforddiant sgiliau a rhaglenni partneriaeth arbenigol, darganfyddwch fwy am Tramshed Tech a'n gofodau.